Agence événementielle

Une agence événementielle est un prestataire de service spécialisé dans la conception d’événements tels que :

• mariages, 
• baptêmes, 
• soirées d’entreprises, 
• team-building…

Son rôle principal est de faciliter la tâche d’un particulier ou d’une entreprise pour l’organisation de festivités. En coulisse, une équipe de professionnels de l’événementiel interagit afin d’assurer le bon déroulement de l’événement. Tous les moyens sont mis en œuvre pour gérer au mieux la partie logistique.

Transport, mise en place des matériels, décoration des lieux ou encore mise au point des systèmes d’éclairage et de sonorisation. En bref, tout est étudié jusqu’aux moindres détails pour faire de votre événement un moment inoubliable !

Pourquoi faire appel à une agence événementielle ?

L’organisation d’un événement demande souvent une grande préparation. Pour que l’événement se déroule au mieux, il est préférable de confier son organisation et sa gestion à une agence événementielle.

En amont, il faut toujours se poser ces questions :

• Quelle salle de réception choisir pour l’événement ?
• Quel traiteur contacter ?
• Comment envoyer rapidement les invitations ?
• Comment promouvoir l’événement ?
• Comment gérer efficacement la logistique ?
• Quel type d’animation choisir ?
• Comment sécuriser les lieux ?

Une agence événementielle dispose généralement d’un carnet d’adresses bien rempli. Elle collabore avec de nombreux prestataires, fournisseurs et aussi des artistes pour les diverses animations.

Une agence événementielle se place donc comme l’interlocuteur entre le client et le réseau de prestataires figurant dans sa liste de contact. Elle fera le tri en fonction du budget qui lui est alloué. Le client se libère l’esprit et gagne ainsi un temps précieux qu’il réserve alors à ses convives.

Quelles sont les principales missions d’une agence événementielle ?

Une agence événementielle est toujours à l’écoute de sa clientèle. Elle n’impose pas ses idées, mais offre la possibilité à ses clients de choisir les prestataires avec qui ils peuvent collaborer. Elle dispose d’un bon carnet d’adresses, bien rempli, pour faire face à d’éventuels imprévus. Lorsque le client trouve un lieu qui lui plaît, mais inadapté à ses besoins, l’agence événementielle peut alors lui proposer un emplacement plus approprié.

Une agence événementielle, c’est aussi une équipe qui ne manque jamais d’idées. Fort de ses nombreuses années d’expérience, un expert de l’événementiel sera toujours en mesure de proposer des idées assez originales. Que ce soit sur le choix du thème de l’événement ou du lieu de l’événement, rien n’est laissé au hasard. L’objectif du professionnel de l’événementiel est de se démarquer de ce qui a déjà été réalisé auparavant.

Un événement doit être marquant. Ainsi, l’expert de l’événementiel doit proposer quelque chose qui sort de l’ordinaire. Toujours à l’affût des dernières tendances, il sait plaire non seulement à son client, mais également aux invités.

À l’ère de la mobilité, l’utilisation de nouvelles technologies peut parfois être indispensable dans l’organisation d’un événement. En effet, les invités sont souvent fascinés par les animations digitales, alors autant leur offrir ce dont ils ont besoin.

En outre, la gestion du budget fait également partie des missions de l’expert de l’événementiel. Que ce soit pour un particulier ou une entreprise, organiser un événement représente souvent une dépense importante. Il est donc tout à fait normal que le client cherche à minimiser les coûts. Pour y parvenir, le recours à une agence événementielle s’avère une excellente solution. Celle-ci peut mobiliser une équipe expérimentée pour gérer tous les imprévus et les inclure dans le budget :

• Ajout de matériels supplémentaires : sonorisation, éclairage…
• Gestion des imprévus : invités supplémentaires, autorisations, retards…

Tous les risques doivent être inclus dans le devis, sachant qu’une agence événementielle
expérimentée dépasse rarement son budget.

Comment se déroule l’organisation d’un événement ?

Une agence événementielle est capable d’organiser un événement de A à Z. Quant à la gestion des invités, le client donne une liste de contacts et l’agence se charge du reste : de la conception des invitations à l’envoi par courrier électronique ou par la poste.

La tâche la plus complexe est la mise en relation du client, des animateurs et des prestataires. Parfois, un client peut refuser catégoriquement la collaboration avec certains prestataires même avec des arguments très convaincants. C’est souvent le cas avec les traiteurs et les animateurs. L’agence devra donc trouver rapidement une solution, car le temps presse et le jour J approche à la vitesse grand V. En outre, la mise en place du matériel et de la décoration des lieux se déroulent souvent la veille de l’événement.

Le jour J : le rôle de l’agence événementielle

Quant au jour de l’événement, tout doit être prêt avant la réception des invités. Les techniciens vérifient les dernières mises au point. La salle de réception doit être propre. Les responsables donnent leurs dernières directives. L’événement est officiellement ouvert dès l’arrivée des premiers invités.

Si tout se déroule comme prévu, l’organisation de l’événement sera une réussite et le client sera satisfait du résultat obtenu. L’organisateur ne prend aucune initiative durant sa prestation. Il doit toujours avoir l’aval du client avant de prendre une quelconque décision.

Pour rappel, la principale mission d’une agence événementielle est de guider le client dans
l’organisation de l’événement. Elle doit avoir des arguments convaincants, des idées novatrices et une compétence dans la gestion de projet et de l’événementiel.

Organiser un événement peut paraître simple, mais les apparences sont souvent trompeuses. C’est le fruit d’un long processus d’organisation. Jour et nuit, des techniciens, une équipe de communication et autres prestataires réalisent un travail acharné pour répondre aux exigences du client. Selon les exigences du donneur d’ordre, les tâches peuvent être plus complexes que prévu.

L’événementiel est une affaire de professionnels. Une agence événementielle collabore avec de nombreux partenaires, tous experts dans leurs domaines respectifs. De la conception du projet au nettoyage des lieux, en passant par l’organisation des animations, rien ne doit être laissé au hasard. Un expert de l’événementiel doit penser à tous les détails pouvant nuire à son image et à celle de son client.

Chez Dyna’mic, notre équipe vous accompagne dans toutes les démarches nécessaires à
l’organisation de vos événements. Que ce soit une conférence, un séminaire, un team-building, un mariage ou toute autre célébration, n’hésitez pas à faire appel à notre agence événementielle.